01、一个被微信群搅黄了的周末懒觉

周末的早上，她被微信工作群上显示的几十条信息给吓坏了，又出什么幺蛾子了？

赶紧从未读消息的第一条看起，原来是昨天工作中有一个错误，晚上才被发现，糟糕的是，项目周一就要移交客户。

她的心猛得往下沉，苍天啊，大地啊，周末好不容易遇上个不加班的礼拜天的人，伤不起啊！

不过，随着拇指往下刷，脸上又开始回血。

小组的同事都知道这回祸闯大了，又不甘心周末加班，纷纷你一言我一语地出主意，最后还真被大家想出了办法，只需要一个同事，远程稍作修改。

群里的消息到此就翻到头了。睡意全无的她，私下里和头儿通了通气，答复是“作好加班的准备，随时听候通知。”

早上九点半，群里忽然“叮叮咚咚”一阵热闹，她赶紧拿起手机。

头儿发了四个字：“全部加班……”

表情包，愤怒的表情包在哪儿呢？！

幸好头儿及时把后半段发了出来：“……就不需要了，东西已经修改好，XXX帮忙打印一下就行了，大家该干啥干啥哈。”

虚惊一场……话说一句话就不能说完整啊……

以上情节，是我根据一位朋友最近的经历写的。

这触动了我关于微信工作的思考——如何正确使用微信群工作，提高沟通效率？

请大家首先注意我议题的设定：不是“该不该用微信群沟通”，而是“如何正确使用微信群工作”。

存在就是合理，“微信群”本不是商务用途，却被大量用于工作，这说明，它一定是填补了某一类未被满足的需求，或者以更高的效率，替代了原来的某一类沟通方式。

它到创造了什么呢？

02、为什么我们需要工作微信群

过去广告公司有一个特有的职位，叫Traffic（流程专员），它的工作内容很模糊，但有一个核心的职能，就是“控制项目的流程、项目成员的时间分配和召集会议”。

简单的说，任何一个团队成员发现自己有讨论协作的需要，都可以请求Traffic安排相关人员参加会议，并对讨论结果的执行有监督的义务。

不过，现在Traffic这个职位，几乎消失或者由“客户经理”兼任了，原因有很多，其中一点，Traffic的“组织会议资源”的工作职能，被电子邮件，特别是“工作讨论群组软件”给取代了。

在“微信群”之前，常见的职场沟通方式有五种：正式通知、电子邮件、小型讨论会、电话、一对一当面沟通。

到底使用何种沟通方式，需要考虑三个方面的因素：信息量的大小、信息的私密层次、时间要求。

如果你想和员工讨论他近期的表现和未来的打算，你一定会选择“一对一当面沟通”；

如果你有一份报告需要立即送给团队所有成员，电子邮件是最好的选择；

如果是前面的案例，就属于“危机处理”性质，信息量大，需要向团队成员公开，并经过充分的讨论。

以前，这通常需要一次小型会议解决，所以大家才会有“又要加班”的恐慌。

我记得过去在广告公司工作时，经常有同事跑到座位边上，“有时间吗？商量个事。”

然后再拉上一个相关人员，三、五个人，十五分钟的讨论会，这几乎是专业服务类公司最重要、最日常、最基本的沟通形式。

很明显，“工作微信群”的出现，让过去的“小型会议”可以不分时间，随时讨论一下了。

正是基于这个需求，我认为“工作微信群”会成为一种长期存在的重要沟通方式。

也正是这个“灵活性”，造成了它目前严重的滥用。

03、微信群工作基本原则一群一主题

任何一种新的沟通形式出现之后，一定会出现一定程度的滥用，之前的电子邮件也是如此。

2001年，美国一家软件公司的CEO在高层的电子邮件里，用尖酸刻薄的语气，指责员工上班迟到，并放言要减员5%。

结果这个封信被贴到网上，引发公司股价暴跌22%。

这就是“只适用一对一沟通的私密信息”被滥用在“私密性很差”的电子邮件上的结果。

直到现在，电子邮件还常常滥用于公司内部的撕逼和扯皮。

员工对“滥用微信工作群”最大的抱怨就是“什么都在群里发”，浪费了大量时间翻阅未读消息，却很少收获。

前面我说了，最适合“微信工作群”的是“信息量大、透明度高但需要充分讨论”的信息，所以使用“微信工作群”最基本的原则就是：“一群一主题，讨论结束后解散群。”

第一、要讨论什么工作，就新建一个群，把相关的人拉进来。不要在部门或公司的大群里大量讨论具体某一项工作，因为大部分人与此工作无关，就是一种的信息骚扰。

第二、要拉非本团队的同事进群，事先跟人家打个招呼；邀请其他公司的合作伙伴，一定要跟群里同事说明，以免大家不知道，说了不方便让外人知道的话。

第三、讨论结束，解散群。记住事先做好重要文件下载，并把聊天数据导出来备份。

第四、不要在群里发“通知”。通知的信息量小，不需要讨论，但要求有回馈，显然应该用电子邮件。

第五、即使是讨论，最后的结果也要以电子邮件的形式，正式通知团队成员。

04、微信工作群的讨论礼仪

员工对微信工作群的另一个意见是：信息过载——大家你一言，我一语，满屏都是文字、表格、文件、语音，有价值的信息犹如大海捞针。

但“信息过载”不能简单的归罪于讨论本身。

有西方的心理学家发现，餐厅侍者和大厨有一项神奇的本领，能在很短的时间内记住每一桌该上的菜，但一旦上完，立刻忘得一干二净（想起了高考）。

这就说明，人有一种能力，可以在大量混乱的信息中注意、找到并短暂保留目前所需要的信息，去对抗“信息过载”，但有个前提，这些信息都是规范的、有统一的格式。

所以，微信群的“信息过载”，罪魁祸首不是“量过多”，而是信息不规范。

要解决这个问题，就要建立一套“微信群讨论礼仪”，提高信息识别效率，我总结了以下几点：

1.信息完整地发送

务必把一段完整的话一次性发送。

人类的阅读是一片一片的，如果一句句地看，不但效率低，也容易找不到重点，还容易被其他人的话打成几截。

当然也别超过200个字，否则看起来会很累。

2.重要的消息请打草稿，至少不要有错别字

微信沟通更类似书面沟通，太过口语化、错别字满屏，会降低沟通效率。

3.少发语音，除非你实在时间紧迫，或不方便打字，但请事前说明

4.休息时间的工作沟通，尤其要有节制，只讲最紧急的问题

就算是领导也要先对打扰别人的生活，表示歉意，尤其不能产生“当前还在工作”的错觉。

此外，下面的所有行为都会降微信群沟通效率：

在工作群里聊八卦（我还见过在工作群里眉来眼去的）；

一上来就问“在吗？”，或者收到消息，不回复；

在工作群里宣泄负面情绪，让所有人成为你的“情绪垃圾桶”；

在工作群里拍过于明显的马屁。

05、很有用的微信功能

最后分享一条微信推出的“提醒”功能，这个功能在工作和商务沟通中，也非常有用。

在任何一条信息或接收的文件上长按，就可以看到“提醒”的字样。

设置之后某一个时刻，提醒你看该信息。

这个功能在工作沟通中，有两个应用场景。

一个是重要信息的二次提醒，比如明天的会议、重要的电话，等等。

另一个是在工作时收到消息，不想立刻处理，又怕以后忘了，或者收到文件光保存却忘了看，都可以用“提醒”功能。

不过，这个新功能目前只更新了苹果系统，安卓用户只有再等等了。

有人说，手机已经成为人的“新器官”。不管你喜欢，移动办公必然成为重要的工作场景。

这里没有面部表情，语言就是一切。

你有权保持沉默，因为你所说的一切，都可能成为呈堂证供。

但有一点好处，你有充足的时间，斟酌你的言辞，强化你的逻辑，减去不必要的描述，过滤掉你的坏情绪，实现高效沟通。