笔记君说:
为什么我们的时间总是不够用?
我们的时间都浪费在哪里?
如何做好时间管理?
以下,尽情享用~
2018年只剩最后二十天了,你是不是又偷偷把年初的计划表藏了起来?
目标完不成不可怕,可怕的是,身边总有一些人,不仅能完成计划,而且还经常超额完成。
为什么我们总是觉得时间不够用,而有些人却不仅本职工作出色,还把兴趣爱好做出了成就,一副事业有成、生活缤纷的人生赢家模样?是什么造成了一事无成和事事有成这种巨大的差距?
帮助了近5万家企业的“五项管理”效率系统工具,或许能给我们一些思路。
如果每天都有86400元进入你的银行账户,而你必须当天用光,你会如何使用这笔钱?
这笔钱就是时间。每天,每一个人都会有新的86400秒进账。
但大部分人都陷入了浪费时间的陷阱。
不论商人、学生还是家庭主妇,平均一天要浪费清醒时间十六小时的四分之一,也有人浪费了清醒时间的百分之五十,甚至高达百分之九十!
一、找出你的时间都浪费在哪里
要挽回被浪费的时间,首先要仔细分析这些时间被浪费的原因。
1. 内部原因
缺乏计划、没有目标、经常拖延、抓不住重点、事必躬亲、有头无尾、一心多用、缺乏条理与整洁、简单的事情复杂化、懒惰、浪费别人时间、不会拒绝请求、盲目行动、不懂授权、盲目承诺、越权指挥、救火、完美主义,这些都会是你的时间陷阱。
2. 外部原因
自己的时间习惯可以改变,但来自外部的时间陷阱往往是更难以跨越的障碍。
上级领导会“浪费”你的时间,无休止的开会、漫长的电话、官僚作风、死板的制度、信息不共享、目标不明确正在不断浪费你的时间。
工作系统也在“浪费”你的时间,垃圾短信、慕名来访、官样文章、员工离职、小道消息、人手不足、训练不够。
生活条件还在“浪费”你的时间,通讯、环境、交通拥堵、朋友闲聊、家住郊区都会是可能的原因。
理解了时间浪费的原因,我们才能进行有效的时间规划。
下面这些方法可以帮助我们进行时间管理。
二、时间管理,从规划生命开始
有个马拉松冠军说 :“我在跑的过程中,总是盯着前面一个物体,叫自己加油跑到,然后再找一个目标,再超越,如此重复。”
制定远大的目标是人生成功的关键,制定阶段性目标更是关键中的关键。
1. 预先规划时间
远期目标如果没有时间加以限制,那么等于空谈,并且极有可能发生拖延的危险。
有了长达 10 年的目标后,我们再反推制定中期目标,时间5年;进而从中期目标再推到近期目标,时间1年。
以此类推,将时间规划细化到年、月、周、日、每小时、每分钟。
时间是我们所有目标的先决条件,而且是必备条件,它是我们生命里程的刻度,是我们生命的整个过程。
不妨拿出日志,在日志上写下今年的目标,继而分化到每个月的目标,再分化到每周的目标,最后甚至都可以制定出每天的计划。
这样,大目标分解到“小”目标,完成起来就相对简单,压力也不是很大。
2. 时间必须提前规划,不能临时规划
一般我们要提前一天规划好第二天的目标与时间分配,并且在清晨进行确认。
安排具体事情的时候,第一步就要问问自己是否有时间去完成它。
这是第一优先时间管理法。
因为时间是有限的,事情是无限的,我们的目标也是无限的。
你可以设定很多的目标,但在有限的时间里我们必须先设定最有价值的,自己最渴望实现的大目标、中目标和小目标。
3. 人生的六大领域规划
在日志上面写下的从年—月—周—日的规划,具体内容是对人生六大领域的规划:事业、财富、家庭生活、学习成长、人际关系、健康休闲。
成功是人生六大领域的综合表现,缺一不可。
4. 以周为平衡点,每周总结工作,规划生活。
定期检验时间管理的成果,以周为单位,在每一周对自己日常的工作、生活、学习等六大领域做个总结。
看看年初的目标是否按计划进行着,实现了多少?没有实现的原因是什么?如何马上改进?
这个办法虽然每个人都知道,却不是每个人都能做到。有心人就能用这种办法调整进度,再次精细地规划或者调整下一步的目标。
三、管理时间的第一原则:要事第一
生命是有限的,事情是无限的,每个人每天都遇到很多的事情,特别是你的事业越大,你不可能用无限的时间去完成无限的事情。
怎么办?
在有限的时间去完成无限的事情,唯一的办法是分清轻重缓急,把事情分出优先顺序,抓住重点。
你必须懂得在每天的工作当中、每月的工作当中、每年的工作当中、去做最有生产力的事,最有价值的事,这就是成功人士和非成功人士的区别。
1. ABC原则
按照 这种思路,我们在有限的时间内,要把事情分成 A、B、C 三类。
A 类是最关键的重点事务。
B 类是重要且紧急的工作。
C 类是除了 A 类和 B 类以外的所有事情。
我们把 70% 的时间分配给最重点的 A 类事务,30% 的时间分配给 B 类事务,对于C 类事务,选择不做或者授权他人。
将自己的时间花在最有价值、最有意义、最贴近大目标的事情上,你的人生才会发生彻底的改变,因为把时间花在哪里,成果就在哪里。
如果你是一名员工:A类的事自己做,B类的事压缩做,C 类的事延期做或不做。
如果你是一名领导者:A 类的事自己做,B 类的事压缩做,C 类的事要授权做。
当你是领导的时候,领导能力的高低取决于你的授权能力,你的授权能力越强,你的事业就会越大;你越懂得授权,你的事业就会发展得越快。
如何判断 A 类最重要的事?
第一 ,带来最大价值。
第二 ,不做就没有机会了。
第三 ,别人不能替代。
还有一个最简单的办法来判断什么是A类事项,那就是:
假如今天只做一件事,那是什么?
假如今天只做两件事,你做哪两件?
假如今天只做三件事,你做哪三件?
2. A 级挑战成就 A 级人生
时间最偏私,给任何人都不是 24 小时,甚至有的人一天超过了 24 小时,为什么呢?因为他们一天的价值胜过别人数无所能创造的价值。
成功人士把时间始终花在 A 级的事务上,他们用钱去买别人的时间,让别人去处理琐事。
成功的人不会做那些不重要的事,把 C 类事务彻底删除了。
但是失败的人总是会选择去做C类事务,却不愿意花时间做A类和B类的事,为什么?
因为 A 类和 B 类的事务是有挑战性的。
成功的人永远在接受 A 级挑战,用最宝贵的时间去完成 A 级事务,那是大多数的人不愿意去做的事。
20世纪70年代,英特尔公司总裁格鲁夫曾请管理大师彼得·德鲁克做他的管理顾问。
德鲁克首先分析了格鲁夫的时间管理,其中就有一个障碍是他在时间管理上没有抓住重点,不懂得把第一优先工作和第一状态加在一起,保证足够的时间把第一问题解决。
于是德鲁克要求格鲁夫对他的秘书说,每天早上8 点到9 点半这段时间,除了美国总统的电话以外,其他的电话都不接!
美国总统会打电话来吗?不太可能。
实际上德鲁克要告诉格鲁夫的是,不要受到任何干扰,以最佳的状态找出最优先、最核心的工作重点,在第一时间把它做完。
我们很多时候不懂得把自己的最佳状态用来做最有价值的事。
有的人就像百灵鸟,早上的精力和体力非常好,思维、意识、精神等处于巅峰状态;有的人则是猫头鹰型的,越到晚上状态越好。
所以每个人都要以自己的最佳状态来保障最重要的事也就是A类事务的完成。
四、把时间管理落实到每一天
1.每日管理
记录每天的时间,记录永远比记忆更可靠!
列出每天要做的事情,管理消耗掉的时间。
2.任务清单
接到任务的时候,给别人承诺的时候,发出任务的时候,都要马上用笔记下来,每一项都要任务明确,设定期限。
3.检查追踪
按照记录的时间,对任务“按时”追踪检查。
按照记录的时间,对承诺“准时”完成。
4.日清日新
海尔在实践中建立起一个每人、每天对自己所从事的工作进行清理、检查的“日日清”控制系统。
因此,在海尔的案头文件,急办的、缓办的、一般性材料的摆放,都是有条有理、井然有序,临下班的时候,椅子都放得整整齐齐的。
“日日清”系统包括两个方面:
一是“日事日毕”,即对当天发生的各种问题(异常现象),在当天就弄清原因,分清责任,及时采取措施进行处理,防止问题积累,保证目标得以实现。
二是“日清日高”,即对工作中的薄弱环节不断改善、不断提高,要求员工“坚持每天提高1%”,70 天后工作水平就可以提高一倍。
5.杜绝拖延
设定了时间的事情就要马上做,杜绝拖延!
6.条理整洁
美国效率专家做过统计,一个办公桌堆了很多资料的人,一天要浪费五个小时用于“寻找”,要学会条理整洁,分门别类。
所有资料都要进行归类,经常使用的东西要集中管理。
一次性解决:事情来了,要么同意签字,要么不同意!
能做的事情马上决定,待办的事情记录下来,保留的东西立刻归档,做不出决定的东西先丢掉。
7.马上行动
立刻记录,立刻行动。
每日反省,看你每天做了多少工作,产生了多少效果、多少价值!
8.授权
一个人的精力是有限的,作为一个企业领导者要学会把权力授予适当的人。那么应该如何授权呢?
①要找心态积极、有经验的人,要用人所长。
②你要的结果是什么,一定要明确。
③检查评估,授权不等于弃权,过程中要检查过问。
④要告诉他这件事情做了好处是什么,权利是什么。
⑤当他遇到障碍的时候,你必须帮助他解决。
⑥同一个任务不能授权两个人负责,责任除以二等于零;也不允许遇到障碍,他反过来又交给你做。
⑦授权出去,必须追根究底得到结果。
领导人就有更多的时间思考战略性问题,把大部分精力用在最有生产力的地方。
文章来源: 灰产圈|黑产圈|一本黑|黑市商学院
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